Grupo Bimbo

Sistema de Factura Electrónica estable y eficiente con Sign@ture de South Consulting
Dedicado a la fabricación de una gran variedad de panes y productos de pastelería, el Grupo Bimbo fue creado en México en 1945. En la actualidad, mantiene presencia en 18 países de América, Europa y Asia, y en Chile es conocido masivamente a través de la marca Ideal. Es en esta filial donde hace un tiempo empezaron a registrar problemas con su sistema de Factura Electrónica, principalmente relacionados con la imposibilidad de emitir el 100% de sus documentos y con la impresión automática de éstos, los que en la mayoría de los casos no cumplían con la norma del SII. Por esta razón, optaron por implementar otra solución, confiando en Sign@ture de South Consulting, una herramienta con la que han obtenido excelentes resultados, según explica Justo Rivas, Gerente de Sistemas y Proyectos de Ideal.

El Grupo Bimbo es conocido a nivel internacional por sus más de 5 mil productos, entre los que destacan una gran variedad de pan de caja, pan dulce, panquelería, bollería, pastelitos, confitería, botanas dulces y saladas, tortillas empacadas de maíz y de harina de trigo tostada y dulce de leche. La distribución de sus productos -elaborados en sus 83 plantas ubicadas en México, Estados Unidos, Centro y Sudamérica, Europa y Asia- cubre más de 1 millón de puntos de venta en todo el mundo. En Chile, es ampliamente reconocido por su marca Ideal, con la que abastece a gran parte del mercado nacional, para lo cual requiere de un sistema de Factura Electrónica sólido, que durante el último tiempo no estaba respondiendo a sus necesidades.
Estábamos insatisfechos, tanto a nivel sistémico como de usuario, con nuestra antigua herramienta. Nuestro principal problema era que no podíamos emitir el 100% de nuestros documentos, además de problemas con la impresión automática de los mismos, los que en la mayoría de los casos no cumplían con la norma impuesta por el SII”, explica Rivas.
De esta forma, la compañía necesitaba responder al fuerte crecimiento registrado en el último tiempo, a partir de un sistema con mayores funcionalidades, que la apoyara en todo el proceso de facturación, que fuera amigable con el usuario y que soportara su modelo de negocios sin generar un impacto profundo sobre éste.

Es así como en la firma se contactaron con la empresa South Consulting y, a través de ésta, conocieron la herramienta Sign@ture, con la que han podido responder a todas las necesidades que el dinámico mercado alimenticio exige.


Las ventajas de la solución

El proceso de implementación duró cerca de un año y les permitió contar con un sistema que interactúa directamente con 14 bases de datos independientes, de donde se captura la información para crear cada Documento Tributario Electrónico (DTE). "La aplicación de Sign@ture nos permite administrar centralizadamente toda nuestra información electrónica, tanto la que emiten los clientes, como también la recepción de documentos electrónicos de nuestros proveedores", detalla el ejecutivo.

Sumado a esto, la herramienta posibilita al usuario reimprimir documentos de manera directa, descentralizadamente en cada una de las agencias; además de la administración de folios electrónicos y la emisión de guías de despacho en todas las agencias de manera remota desde el servidor central; esto, junto con la generación de documentos electrónicos en PDF, cuando se requiera y en cualquier punto, con acceso a la red Bimbo vía Internet.

En la compañía destacan, además, las amplias ventajas de Sign@ture respecto de la competencia, con una serie de funcionalidades exclusivas de la herramienta, como la comunicación independiente con sus distintas bases de datos; reimpresión de documentos emitidos y recibidos; asignación y control de folios; generación de DTE sin descuadres y sin errores aritméticos; administración de respuestas al SII y a los proveedores; generación, recuperación y visualización de la representación impresa del Documento Tributario Electrónico. También se incorporan reglas de distribución de DTE emitidos y recibidos; administración de los documentos recibidos; generación de reportes de los documentos emitidos y recibidos; generación de acuso de recibo; alertas; administración de usuarios; reglas de impresión; almacenamiento de XML y PDF y agrupación de DTE por agencias; todo esto sumado a una interfaz amigable para el usuario.


Soluciones concretas y eficientes

La incorporación de Sign@ture al negocio de Bimbo ha permitido una mejor interacción de los usuarios con la aplicación web que provee la herramienta, lo que le ha ahorrado importantes problemas surgidos por la antigua imposibilidad de revisar documentos emitidos sin acudir al soporte interno de la compañía. Junto con esto, resalta una considerable disminución en los tiempos de procesamiento y emisión de los documentos, lo que posibilita un trabajo más eficiente.

En la actualidad, se encuentran centrados en terminar de implementar la herramienta en todas las regiones, sin embargo, aseguran que la aplicación está probada y operando como estaba planeado.

Respecto de la relación con South Consulting, la compañía destaca la oportuna respuesta frente a cualquier necesidad, aun cuando la herramienta ofrece una altísima estabilidad. "La solución que antiguamente utilizaba Bimbo requería de mucho soporte, que no era eficiente y presentaba largos tiempos de respuesta. Con Sign@-ture se experimentó un cambio importante a nivel de servicio, porque cuando se ha efectuado algún requerimiento la respuesta ha sido inmediata y con soluciones concretas y eficientes. Bimbo es una empresa que, debido a su modelo de negocios, exige proveedores que estén a la altura del desafío, y en ese sentido Sign@ture ha cumplido a cabalidad con las expectativas generadas por el cambio de solución", detalla.

En el mediano plazo, la compañía planea incorporar nuevos tipos de documentos a los ya implementados, como el Módulo de Contabilidad Electrónica de Sign@ture y el
Sign@ture Mobile Kit. Junto con esto, planifica aprovechar la presencia regional de South Consulting para implementar la solución en el resto de los países de la Región donde la ley permite incorporar esta tecnología.