Trabajo colaborativo : Las wikis no logran seducir a las empresas chilenas

Miércoles 19 de Agosto de 2009

"En una cultura empresarial marcada por la desconfianza y el individualismo, aún son pocos los que se atreven a implementar herramientas colaborativas como las wikis."

"Si le digo wiki, seguramente lo primero que se le viene a la cabeza es la famosa enciclopedia colaborativa, Wikipedia. Pero es más que eso. En sencillo se trata de una suerte de sitio web abierto y participativo, donde se gestiona la publicación electrónica de forma eficiente. O sea, da para todo, pero es principalmente en el ámbito educativo donde esta forma de cultura colaborativa está más arraigada, "ya que al igual que las previas revoluciones tecnológicas, son los académicos y los entusiastas quienes son más rápidos en descubrir su poder", dice Claudio Ruiz, presidente de Derechos Digitales.

A nivel empresarial, en Chile todavía hay muy poco. Casi nada. Por ahora. Y es que según la consultora Gartner Group, el 50% de las empresas en el mundo utilizarán wikis el año 2009. Un camino lógico si se considera la alta incidencia que esta herramienta tiene en la productividad y en la comunicación interna.

Uno para todos y...

¿Le ha pasado que tiene que elaborar un importante informe para su empresa, que debe ser revisado por cada miembro de la plana mayor? Es frecuente que cada uno de estos ejecutivos haga sus respectivos cambios, pero como el documento va pasando de mano en mano, es difícil saber cuál es el estado final. Todos estos enredos se evitarían si se trabajara con una herramienta colaborativa como una wiki.

Un ejemplo de esto es el MoinMoin (http://moinmoin.wikiwikiweb.de/), que permite, entre otras cosas, trabajar en propuestas de proyecto donde deben intervenir varias personas. Este software libre permite llevar un estricto control sobre qué cambios hace qué persona y de esta forma permite llevar a cabo un trabajo más ordenado.

Otra opción es utilizar este tipo de herramientas para coordinar el uso de salas de reuniones al interior de una compañía. El camino tradicional es establecer una agenda a través de un archivo, mientras que las wikis permiten descentralizar esta opción y dan la posibilidad de actualizar los datos, en forma inmediata y vía web, haciendo el proceso más eficiente y menos costoso.

Y es que en la empresa es cada vez más importante compartir el conocimiento, en un clima de confianza que permita desarrollar mejor el capital social. "Dado que las wikis son un canal de diálogo y comunicación multidireccional, cambian de forma sustancial la relación que se puede generar entre empleados de distintas jerarquías", dice Ruiz.

Pero incentivar la relación cooperativa en cualquier ámbito empresarial es complicado, ya que requiere de coordinación entre distintos actores, que no siempre están acostumbrados, o más bien dispuestos, a trabajar en forma colaborativa. A nivel de altos ejecutivos, es frecuente escuchar que no les gusta delegar y que prefieren hacer las cosas solos, porque así resultan mejor. Y es que en el país son pocos a los que les gusta y saben cómo trabajar en equipo.

"Al contrario de lo que sucede con otras herramientas de colaboración que pueden ser muchísimo más sofisticadas y con mucho mayor potencial, las wikis tienen grandes ventajas: funcionan, no requieren de una inversión adicional, son fáciles de usar y se les puede dar distintos usos. Son una ventaja, sobre todo para empresas distribuidas geográficamente, donde los empleados o colaboradores pueden estar lejos unos de otros", dice Jens Hardings, del Centro de Software Libre.

Poca cultura colaborativa

Uno de los principales temores que enfrentan los ejecutivos ante este tipo de herramienta colaborativa es la supuesta "vitrina pública" de información que puede ser confidencial. Ojo, el que sea una herramienta colaborativa y participativa no quiere decir que no tenga ciertos grados de privacidad. Una wiki puede ser totalmente privada, o tener ciertas zonas accesibles sólo a un grupo de personas previamente autenticadas. Así, pueden ser utilizadas sin problemas para discutir temas sensibles.

Pero hay más trabas para el despegue de las wikis a nivel corporativo. "Usar bien las wiki implica un cambio de mentalidad que puede ser difícil para nosotros en Chile, hay que entender que es mejor colaborar que competir contra los miembros del equipo", sentencia Hardings.

Y es que no se trata de una problemática tecnológica, sino social. El experto cuenta que, en muchos casos, las empresas han comenzado a aplicar estas tecnologías después que han descubierto que sus empleados ya las utilizaban. "Los casos más exitosos son aquellos donde los empleados se han saltado los canales regulares y comienzan a utilizar las wikis casi de forma clandestina para mejorar la efectividad de la comunicación", dice el profesional.

Y como en todo cambio tecnológico, más vale subirse al carro que después quedarse abajo. "Las empresas chilenas que permanentemente buscan mejorar su competitividad ante sus pares en el resto del mundo no pueden quedarse atrás en la integración de herramientas que potencian el trabajo colaborativo de sus empleados y que expeditan las comunicaciones con sus públicos", dice Claudio Ruiz.

Pero no es cosa de llegar e implementar una wiki. Antes de hacerlo, hay que tener ciertos resguardos.

"Requiere de disciplina. Se trata simplemente de un mejor soporte para los documentos, pero si éstos carecen de estructura, son desordenados, se dejan desactualizados o no se usan, dejan de tener valor", añade Ruiz.

Casos externos

La compañía Wireless Intellisync unió en la misma wiki a las cuatro agencias de relaciones públicas que trabajan para ellos en todo el mundo. Kodak, Yahoo! y Disney también están utilizando esta herramienta para llevar a cabo lluvias de ideas y compartir los documentos.

Se trata de una herramienta comunicacional creada por Ward Cunningham en el año 1995. Su poder reside en la capacidad de extraer la inteligencia colectiva de una red social para crear documentos.

Éstos pueden ser desde artículos de enciclopedia hasta el desarrollo de documentos corporativos.

Su nombre se debe a los Wiki Wiki, buses rápidos de acercamiento en el aeropuerto de Honolulu, Hawai."

Fuente: El mercurio http://www.edicionesespeciales.elmercurio.com/destacadas/detalle/index.asp?idnoticia=0127042006021X2060082

Comentario: a pesar de que esta completamentamente demostrado el potencial y poder del trabajo en equipo en muchas lecturas y estudios y que n las herramientas de software colaborativo ayudan a mejorar el desempeño de quienes trabajan en equipo, aun se tiene que enfrentar la cultura individualista nacional, lamentablemente no podremos sacar el mejor provecho a estas herramientas a menos que tengamos un cambio cultural, algo que no se puede hacer de un dia para otro